会计档案-经济百科

会计档案的含义

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映。通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉；可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为；会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供参考。

会计档案的特点

会计档案的特点是工作量大、面广、专业性强。会计档案是原始性凭证和直接性凭证。它记时记事真实，有的时候不需要借助其它任何材料就能直接说明问题，通过充分的、系统的、全面的利用会计档案材料，全面衡量经济发展的趋势，更好地制定工作计划和对将来的工作进行科学预测。

会计档案在单位正常的工作、生产和科研等方面，具有不可低估的利用价值。主要是：

(一)会计档案可以为制定经济计划、进行可行性研究、科学的经济决策提供各种有用信息，为研究指导国家经济建设提供可靠数据和可比性资料。

(二)会计档案对保护国家财产，监督国家财务制度和财经纪律的执行情况，打击经济领域犯罪活动和反对不正之风，有着重要的作用。

(三)会计档案是管理经济活动的历史真实记录，是研究社会经济文化、经济发展规律的可靠史料。

(四)会计档案是机关工作、企业管理的必要手段和工具，也是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库。

会计档案的整理及立卷归档

1、各单位对历年来形成和积累的会计档案，应由财务会计部门按照要求负责整理立卷、归档，档案业务部门给予协助，分别按会计凭证、会计帐簿、会计报表及其保管期限装订成册，按年度分册编制会计档案案卷目录，并由经办人签名盖章，确保会计档案资料完整无缺。

2、会计部门或经办的会计人员，年度结束后，即应整理、立卷、归档。

3、会计档案分类要按照会计档案形成规律和本身的特点，结合本单位实际情况，采取以下方法。

一是按年度— — 名称分类法。即把一年度形成的会计档案按报表、帐簿、凭证分成三大类，然后分别组成保管单位案卷1。这种方法适用于会计档案较少的单位。

二是按年度—— 保管期限分类法。即把一个年度形成的会计档案按保管期限分开，然后再按报表、帐簿、凭证分别组成案卷，这种方法一般适用于会计档案数量较多的单位。

三是有几种不同性质的会计档案的单位可采取年度—— 性质分类法。把一个年度的会计档案先按不同性质分开，然后再按报表、帐簿、凭证分别组成案卷。

4、对会计凭证、帐簿、报表，应根据时间顺序、种类、保管期限进行整理装订。装订时清除金属物，填写单位名称，种类名称，年度、类别、页数、册数，并注明卷(册)号和保管期限。会计档案案卷的卷(册)号和保管期限，会计档案案卷的排列，可按照单位会计档案的分类情况和保管期限确定。

5、会计档案定期向本单位综合档案室移交。会计部门或会计人员除当年仍在记录的以外，一般不得自行保存会计档案。应编制会计档案移交清册，对会计档案的数量、年代、完整程度和利用价值情况附必要的说明。移交时，交接双方要逐一清点核对，以分清责任和防止差错，确保一个单位案卷编号不乱，简单明了，正确、完整、清楚。

6、填写会计档案目录要认真。会计凭征票据多，内容复杂，只需填写会计档案目录，不抄卷内目录。

7、编号排列要合理。会计凭证的编号排列要从实际情况出发。如果一年中形成的会计凭证数量较多，可用小流水号方法按年度进行排列编号。

会计档案的管理与利用

l、建立健全会计档案人员岗位责任制，不断完善会计制度法制化，维护会计档案的完整与安全。

2、会计档案要设专室、专柜、专人进行管理。要进行系统的会计档案分类、编号、排列、上架，为利用提供方便。

3、各单位的会计档案必须根据标准化、规范化、科学化的要求进行管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。会计档案存放的库房和装具，婴符合防火、防盗、防尘、防虫、防潮、防高温要求，严格执行安全和保密制度，要建立定期检查制度，严防毁损、散失、泄密。

4、撤销、合并、破产倒闭单位和建设单位完工后停建的会计档案，应随同单位的全部档案在规定时间内一并移交相应档案馆保管，并由交接双方在移交清册上签名盖章。

5、各单位保存的会计档案应积极为本单位或外单位提供利用。本单位内部查阅会计档案，须经主管会计工作的负责同志批准，外单位查阅会计档案，要持有单位正式介绍信，并经本单位主管会计工作的负责同志批准．才能查阅。

6、查阅会计档案的人员必须爱护档案，不准在档案材料上涂改或作其它标记，更不得抽撤、更换案卷任何材料。需要复印、复制、摘抄的会计档案，须经档案保管人员审查、签字，并经单位主管会计的负责同志审阅批准，才能交给需要的单位或个人。所有会计档案原件原则上不得借出，如有特殊情况，须报经上级主管部门批准，但不得拆散原卷册并应按限归还，借出和归还时都要认真检查核对。

会计档案的鉴定和销毁

l、各单位应定期对已超过保管期限的会计档案进行鉴定。鉴定工作由财会部门和档案部门的领导同志负责，成立鉴定小组，由熟悉业务的会计人员具体实施。档案人员协助指导，鉴定工作结束后，应提出鉴定报告，对于确无保存价值的会计档案，要编造销毁清册，上报核准后才能销毁。销毁会计档案时，应由档案部门和会计部门共同派员监销，监销人在销毁会计档案以前，应当认真进行清点核对，并报告本单位领导同意后方可进行。毁后，在销毁清册上注明销毁的日期并签名盖章，以示负责。

2、会计档案的保管期限应按财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》规定的保管期限保管，对一些重要凭汪应永久保存。